En muchas empresas y sobre todo en compañías medianas y grandes debido a la cantidad y variedad de proyectos podemos usar diferentes metodologías de trabajo. En algunas se puede usar solo SCRUM, en otras se puede usar SCRUM con Extreme Programming (XP), en otras se les puede añadir Kanban y usar otras metodologías para le Mejora de Procesos. Y todo, siempre que se mantenga en alineado al negocio estará bien.
En el fondo lo que buscamos es generar valor. Y de eso va la agilidad, en poder adaptarnos a diferentes situaciones con la o las herramientas que sean necesarias.
Un tipo de framework ágil para grandes compañías: PMI/Ágil
El framework que presento a continuación se basa en combinar las buenas prácticas del PMBOK y agilidad. Bajo este framework he podido trabajar en empresas con una cantidad de proyectos mayores a 50 y con diferentes líneas de negocio, cada una tan compleja e importante como las demás.
Cabe resaltar que este framework es un ejemplo que funciona y da las pautas para trabajar proyectos de forma tradicional (cascada) como proyectos de forma ágil e incluso proyectos híbridos. Así como este framework ágil, existen otros como Scaled Agile Framework (SAFe) y Disciplned Agile Delivery (DAD).
Este framework o marco de trabajo tiene 4 niveles de manera general, desde la gestión total de los proyectos agrupados en portafolios hasta la gestión de nivel técnico. A continuación los detalles de cada uno.
NIVEL PORTAFOLIO
A nivel de negocio los directos quieren saber acerca del estado de los proyectos, la inversión de cada uno y los riesgos. Por eso, se crea la gestión de portafolios.
Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otras tareas que realizarse que se agrupan para facilitar la gestión y poder cumplir con los objetivos del negocio y el valor de entrega a nivel de ROI.
Los proyectos y programas dentro del portafolio pueden ser interdependientes o no, pueden o no estar relacionados. Pero, en conjunto generan resultados a la empresa.
La gestión del portafolio se refiere a una administración centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar y establecer prioridades, definir procesos, manejar comunicaciones, definir indicadores y métricas y calidad, es decir, es aquí donde se crean mecanismos para crear la dirección que tomará el proyecto ágil o tradicional.
NIVEL PROYECTOS: GESTIÓN DE PROYECTOS
Esta debe ser la capa más conocida por todos. Ha estado presente en empresas grandes como medianas y hasta pequeñas.
La gestión de proyectos tiene que ver como la administración del proyecto (análisis, riesgos, actividades, etc.) y de las personas (stakeholders, proveedores, equipo interno, equipo externo, comunidades, etc.).
La gestión de proyectos nos provee la hoja de ruta de cada proyecto, el “release plan”, es decir, nos va a describir la visión global del producto y del equipo, el alcance, la comunicación, los componentes y otras características necesarias en este plan.
Aquí podemos tener roles como JEFE DE PROYECTO y ARQUITECTO DE SOFTWARE.
NIVEL ÁGIL (ITERATIVO)
En este nivel el objetivo es gestionar la planificar, ejecutar y liderar el equipo de desarrollo durante cada entregable (sprint). Aquí nos centramos en el uso de metodologías ágiles para aquellos proyectos que han sido seleccionados a trabajar bajo esta capa. Podemos trabajar con SCRUM, SCRUMBAN, SCRUM y XP, etc.
Aquí podemos trabajar con roles como SCRUM MASTER, AGILE COACH y PRODUCT OWNER.
NIVEL TÉCNICO
En este nivel buscamos tener las buenas prácticas para un óptimo desarrollo del proyecto. Prácticas como la automatización de pruebas, el diseño de arquitectura, la nomenclatura de codificación, el diseño de la infraestructura, cantidad de memoria a utilizar, etc. Todo aquello que pueda sumar a nivel técnico se aplica en este nivel.
Aquí podemos trabajar con roles como ARQUITECTO DE SOFTWARE y JEFE DE INFRAESTRUCTURA.
¿El jefe de proyecto puede ser también el líder ágil?
Sí y no. La gestión de proyectos es independiente de si el proyecto se desarrolla bajo metodologías ágiles o tradicionales, lo que va a determinar el jefe es la cantidad de proyectos que se va a manejar en el proyecto. Si es un proyecto pequeño de dos equipos de trabajo de 4 personas cada uno, tal vez sea mejor tener un solo gestor de proyecto/ágil, si el proyecto tiene múltiples equipos y entregables entonces será mejor tener un líder ágil para cada equipo y un solo gestor de proyecto de todo.
En resumen
La gestión de proyectos, programas y portafolios tienen un objetivo estratégico de cara a maximizar el valor de un negocio y teniendo en cuenta los riesgos que nos podemos encontrar, y dentro de su proceso podemos usar estrategias, herramientas y técnicas ágiles con las cuales se puede trabajar como un todo en armonía. No pongamos límites. Todo lo que suma, bienvenido.
