Hasta aquí ya tenemos claro cómo queremos que funcione nuestros procesos, los cambios a realizarse, los sistemas a desarrollarse, los equipos de trabajo y demás detalles del paso 3: Reingeniería y Rediseño. Ahora sí, llegó el momento más esperado; implementar la mejora de procesos.
¿Cómo implementamos la mejora de procesos?
La implementación implica poner a trabajar todo lo planificado y realizado en el rediseño de procesos, es decir, empezar los desarrollos y capacitaciones que involucran cada mejora. Aquí algunas tareas:
- Subdividir el equipo de trabajo en grupos más pequeños asignando responsabilidades por equipo.
- Agrupar las tareas a realizar según su grado de complejidad.
- Preparar un ambiente aislado donde se irá implementando cada mejora a realizarse.
- En caso sea necesario, contratar a proveedores para el desarrollo de la automatización de procesos o adquirir un software que cumpla las función requeridas.
- Realizar las capacitas programadas.
- Poner en práctica los procedimientos, planes y programados desarrollados en el paso 3.
- Comunicar a la organización el despliegue de la implementación.
Puntos a tener en cuenta
- Algunos de los cambios a realizarse suelen ser más rápidos que otros, por ende, pueden implementarse a tiempos más cortos algunos incluso en pocos días. Lo ideal es realizar los desarrollos en paralelo (varias mejoras al mismo tiempo).
- Cuando las implementaciones suelen tardar de varios meses es mejor realizar una Implementación por Fases, que brinde resultados tangibles en cada fase y posterior una implementación general para el término de toda la mejora.
- Otro factor importante en implementaciones grandes es crear primero un Ambiente Piloto, con todas las características del ambiente final para un grupo medido de usuarios bajo un entorno controlado. De esa forma se prueba como si fuera un ambiente real, que nos permita comparar los datos esperados en el paso 3 con los actuales y de ocurrir algunos errores o correcciones se realiza en dicho ambiente con la finalidad de tener un pase a producción (implementación final) con el menor número de incidentes.
Gestión del Cambio
Por otro lado, si una implementación es de gran envergadura o involucra varias áreas es ideal contar con una adecuada Gestión del Cambio.
La gestión del cambio en términos generales nos ayuda a pasar de la situación “A” a la situación “B” sin que el cambio sea traumático, por el contrario, nos permite asegurar que será aceptado con éxito. Por ello, es necesario y obligatorio:
- Personal (equipos de trabajo que serán impactados por el cambio). Es obligatorio asegurar la participación de parte del personal de las áreas que serán impactadas. El número de personas y roles debe ser determinado por el equipo, sin embargo, la participación debe ser abierta para escuchar a todos. También considero importante nombrar a los agentes de cambio, roles que recaerían sobre el personal más influyente en las áreas para que ellos puedan transmitir como se va desarrollando los cambios al resto del equipo y por qué esto es beneficio para todos.
- Comunicación oportuna, sencilla y global. Toda la empresa debe saber que se está realizando un proyecto de mejora, los avances y la puesta en marcha.
- Ambiente y materiales. Es necesario contar con un ambiente adecuado para los trabajos de mejora. Algunos suelen transformar una oficina en un área libre para el equipo, con papelógrafos, post-it, plumones, pizarra, laptops y todo material que el equipo pueda necesitar para crear la transformación.
- Liderazgo. Algunas organizaciones suelen nombrar un líder de equipo por cada mejora a realizar, en otras, donde la organización es más vertical y ágil, no existe un único líder, sino que todo el equipo es responsable del proyecto. En cualquiera de los dos escenarios, se necesita que exista liderazgo para que el proyecto sea exitoso.
Estos son algunos puntos a considerar al momento de implementar una mejora de procesos y aunque este paso es más resolutivo, es vital realizar un adecuado control y seguimiento del mismo para cumplir con lo esperado o acercarnos al mismo. Recordemos que lo perfecto es enemigo de lo bueno y a veces, por querer que todo salga perfecto, caemos en la parálisis por análisis (se pasa el tiempo sin tener resultados). Tomemos la oportunidad y manos a la obra.
Johana:
Muy claro tu aporte, Gracias
En mi experiencia en implementación de procesos, la Gestión del Cambio cobra cada vez mayor importancia.
Me resulto exitoso, más allá de los procesos tradicionales de team building, capacitación, comunicación, etc. tener conversaciones transformacionales con los key users del proceso y, luego, hacer un seguimiento con indicadores que demuestren, a la dirección, el cambio operado.
1- Charla sobre competencias conversacionales – Para abrir los ojos a una mirada diferente
2- Reuniones personales de coaching, confidenciales y privadas- Obtenemos en que trabajar con la persona, en común acuerdo con esta
3- Coaching on the job. Role playing, acompañamiento en la tarea diaria enfrentándolo al conflicto, etc. Para fijar lo aprendido
“Como sos con decir que NO”, Como sos a la hora de delegar? “Que dice de vos que no quieras aceptar un cambio de procesos”. “Salir del rol de victima”, etc.
Siempre, siempre, hay una persona con sus emociones, con sus juicios que alimentan esas emociones, con su mirada sobre lo que lo rodea, etc.
Encontré que desde esas conversaciones privadas obtuve mayor éxito en la implementación de cambios en los procesos.
Saludos
Gracias Pablo. Gran aporte el que das. Me ha resultado muy bien, los juegos de rol, las actividades donde no son en una sala de reuniones, donde todos estamos sentados mirándonos y esperando que alguien hable, sino el ir más allá. Salir de la zona de confort, dibujar lo que quiero, como lo quiero, cortar, pegar, colorear, todos los recursos que puedan expresar lo que deseo.
Un gran tema con el que me he encontrado, es que muchas personas no saben trabajar en equipo. Y es más no nos enseñan a trabajar en equipo. Desde el colegio se nos dice que trabajemos en grupos, pero nadie nos dice cómo se hace. La base para que un equipo pueda funcionar como tal es la vulnerabilidad, siendo vulnerable, abriéndome al equipo y comprometiéndome con él, se pueden generar cosas grandiosas.
Un abrazo Pablo y muchos éxitos.